HUISHOUDELIJK REGLEMENT versie 2024

Rechten en verplichtingen der leden

Artikel 1
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of de betrokken commissieleden. De banen mogen uitsluitend worden betreden met voor de racketsport geëigende kleding en met schoeisel dat geschikt is voor het spelen op kunstgraszandbanen.

Artikel 2
De leden zijn verplicht naam, adres-, e-mail- en telefoonnummer veranderingen zo spoedig mogelijk door te geven aan de ledenadministratie. Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, inschrijfgeld, factuur inzake afkoop bardienst(en)/niet draaien bardienst te voldoen binnen 14 dagen na factuurdatum. De contributienota’s worden in de maand januari verstuurd.

Artikel 3a
Elk lid, dat op 1 januari 18 jaar of ouder is, is verplicht per jaar 2 bardiensten te “draaien” of daarin te voorzien met de mogelijkheden zoals die door het bestuur zijn aangegeven. Indien hieraan geen gevolg wordt gegeven wordt een boete opgelegd waarvan de hoogte door de ledenvergadering op voorstel van het bestuur wordt vastgesteld.

Boete bij het niet “draaien” van bardienst:

• Vooraf afkopen/afmelden                     €50,00 per bardienst
• Niet komen opdagen voor bardienst   € 60,00 per bardienst

Leden van 80 jaar of ouder, bestuurs- en commissieleden en overige vrijwilligers zijn vrijgesteld van het “draaien” van bardiensten.

Artikel 3b
Elk lid, dat op 1 januari 18 jaar of ouder is, is verplicht de “Instructie Verantwoord Alcoholgebruik” te volgen m.u.v. leden van 80 jaar of ouder. De uitvoering hiervan ligt bij de paviljoencommissie. Indien noodzakelijk zal een boete worden opgelegd waarvan de hoogte door de ledenvergadering op voorstel van het bestuur wordt vastgesteld.

Artikel 3c
Sluitingstijden bar:
In de horecawet voor paracommerciële instellingen zijn de sluitingstijden van de bar vastgelegd. 
Deze sluitingstijden dienen te worden gerespecteerd. Indien de officiële sluitingstijden zonder toestemming van het bestuur (tenminste 2 bestuursleden) worden overschreden dan is degene die bardienst heeft verantwoordelijk en zal een eventueel opgelegde boete op hem/haar worden verhaald. De sluitingstijden en instructies kan men in het paviljoen achter de bar terugvinden.

Artikel 3d
Roken is verboden in het paviljoenen en op het park. In de ALV van 23 februari 2024 hebben de leden unaniem ingestemd dat TPC Boshoven een rookvrije club is. Implementatie is op 8 maart 2024 in werking getreden.

Artikel 4
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, kascommissie en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.

Vergaderingen

Artikel 5
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of verdagen.

Artikel 6
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een oproep (schriftelijke of per mail) aan ieder bestuurslid, tenminste 7 dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 7
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door 5 seniorleden (volgens Artikel 5.2 van de statuten zijn dit leden die voor 1 januari van het verenigingsjaar de zeventienjarige leeftijd hebben bereikt).Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, vóór de aanvang van de algemene vergadering.

Artikel 8
Een besluit van of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een der agendapunten van de vergadering, is ongeldig met inachtneming van Artikel 19 leden 8 en 9 van de Statuten.

Artikel 9
De agenda der algemene  leden vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande Artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen vóór de aanvang van de vergadering door tenminste 5 leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. Het bestuur kan op de algemene vergadering voorstellen dat door de leden ingebrachte ingrijpende voorstellen niet worden behandeld, maar eerst binnen het bestuur worden besproken. Het bestuur verplicht zich vervolgens om het desbetreffende punt met een voorstel van het bestuur op de agenda te plaatsen van de eerstvolgende algemene vergadering. Indien door leden ingebrachte voorstellen tenminste twee weken voor de aanvang van de algemene vergadering zijn ingediend, worden deze voorstellen zonder beperkingen op de agenda geplaatst.

Artikel 10
Alle op de agenda van een algemene ledenvergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste 9 andere leden.

Commissies

Artikel 11
Het bestuur kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten. Momenteel betreft het de technische commissie ( waaronder de volgende disciplines vallen tenniscommissie, de padelcommissie, de jeugdcommissie en opentoernooi organisatie), de paviljoencommissie, de sponsorcommissie, de parkbeheercommissie, de pr-en communicatie commissie en de ledenadministratie. De voorzitters van de technische commissie en paviljoencommissie zijn ambtshalve ook lid van het bestuur nadat zij door de ledenvergadering als zodanig zijn gekozen. De door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur dat hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie in onderling overleg worden geregeld of gewijzigd. De commissies – met uitzondering van de kascontrolecommissie – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen. De voorzitter van een commissie die tevens bestuurslid is, kan wel uit zijn commissiefunctie worden gezet, maar niet als bestuurslid worden ontslagen, omdat deze door de algemene vergadering is gekozen.

Artikel 12
De commissie, als bedoeld in Artikel 14 lid 4 van de Statuten (kascontrolecommissie), bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens voor een jaar aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangende lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.

Artikel 13
De werkzaamheden van de technische commissie zullen bestaan uit:
a. het beoordelen van nieuwe leden op hun speelsterkte;
b. het verzorgen van de aanwijzingen en het in de praktijk brengen van de jaarlijkse door de technische commissie op te maken speelsterkte;
c. het regelen en verzorgen van trainingen, competitie, toernooien en wedstrijden;
d. werkzaamheden die naar hun aard bij een technische commissie thuishoren, maar die in dit reglement niet met name zijn genoemd.

Artikel 14
De werkzaamheden van de paviljoencommissie zullen bestaan uit:
a. het onderhoud van het paviljoen, zowel aan de binnen-, als de buitenzijde;
b. de zorg dat het paviljoen de vereiste keuringen kan doorstaan;
c. het verzorgen en aanvullen van de voorraden;
d. de boekhouding van het paviljoen (onder verantwoordelijkheid van de penningmeester);
e. het organiseren  van introductie avonden t.b.v. het wegwijs maken nieuwe leden;
f. het algemeen sleutelbeheer;
g. werkzaamheden die naar hun aard bij een paviljoencommissie thuishoren, maar die in dit reglement niet met name zijn genoemd.

Artikel 15
De werkzaamheden van de sponsorcommissie zullen bestaan uit:
a. het werven van sponsoren;
b. het onderhouden van contact met sponsoren;
c. het samenstellen van een sponsorbeleid en hieraan uitvoering geven;
d. het actualiseren van sponsorpakketten of samenstellen van maatwerk;
e. werkzaamheden die naar hun aard bij een sponsorcommissie thuishoren, maar die in dit reglement niet met name zijn genoemd.

Artikel 16
De werkzaamheden van de parkbeheercommissie zullen bestaan uit:
a. het onderhoud van de banen;
b. het onderhoud van het groen;
c. het onderhoud van het park in het algemeen;
d. werkzaamheden die naar hun aard bij een parkbeheercommissie thuishoren, maar die in dit reglement niet met name zijn genoemd.

Artikel 17
De werkzaamheden van de pr- en communicatiecommissie zullen bestaan uit:
a. het beheren van de website;
b. het publiceren van mededelingen, activiteiten en overige zaken ten behoeve van de leden;
c. het publiceren van mededelingen, activiteiten op de sociale mediums, facebook, twitter etc.;
d. het ontwikkelen en beheren van de huisstijl;
e. het onderhouden van contact met de clubfotograaf ten aanzien van publicatie foto’s op de website en/of andere media;
f. het beheren van het afhangbord; Het tijdig aangeven op de clubapp wanneer banen zijn geblokkeerd voor competitie, trainingen, toernooien en onderhoud;
g. werkzaamheden die naar hun aard bij een pr- en communicatiecommissie thuishoren, maar die in dit reglement niet met name zijn genoemd.

Artikel 18
De werkzaamheden ledenadministratie zullen bestaan uit:
a. het in de administratie verwerken van alle ledenmutaties;
b. het registreren van alle leden in een ledenlijst;
c. het doorgeven van mutaties aan de KNLTB;
d. het onderhouden van contact met de penningmeester t.a.v. mutaties;
e. het bij- en onderhouden van het organogram;
f. per kwartaal het bestuur voorzien van een update van de ledenlijst;
g. het aanmelden van leden voor de VTL en/of VCL cursussen van de KNLTB, dit op verzoek van de voorzitter technische commissie.

Besluitvorming

Artikel 19
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 20
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of bij handopsteking. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 21
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon die kandidaat is gesteld op de wijze zoals dat bij de Statuten en het Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij de Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt het voorstel als verworpen beschouwd indien het betreft een voorstel niet rakende de verkiezing van personen.

Bestuur

Artikel 22
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Een bestuurder kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij/Zij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden minimaal twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijdse ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden. Degene die in de loop van een jaar de werkzaamheden overneemt wegens ziekte of blijvende ontstentenis van een bestuurslid is (nog) geen bestuurslid in de zin van dit reglement en heeft derhalve geen stemrecht tot hij in de eerstvolgende algemene vergadering tot bestuurslid is gekozen.

Artikel 23
Conform artikel 11 lid 10 van de statuten dient het  bestuur er voor te zorgen dat de continuïteit van de vereniging in alle omstandigheden wordt gewaarborgd. Derhalve dient een Continuïteitscommissie benoemd te worden welke dient te bestaan uit 2 leden van de vereniging die door de ALV worden aangesteld. In geval het bestuur tussentijds opstapt om welke reden dan ook dan worden tijdelijk de bestuurstaken door die commissie ingevuld en dienen zij er voor te zorgen dat er een nieuwe ledenvergadering wordt uitgeschreven waarin dan een nieuw bestuur wordt benoemd. Het huidig bestuur heeft dan ook de taak de continuiteitscommissie te informeren over bestuurlijke aangelegenheden en besluiten. Zolang een bestuur zitting heeft, heeft de continuiteitscommissie geen zeggenschap.

Artikel 24
Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 25
Het bedrag als bedoeld in Artikel 12 lid 6 der Statuten is door de ALV  gesteld op € 10.000

Verplichtingen van het bestuur

Artikel 26
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in Artikel 5 der Statuten bedoelde personen;
b. presentielijst en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welke gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, dat daarom verzoekt, inzage worden verstrekt binnen de kaders van de privacywetgeving.

Aanmeldingsformulier

Artikel 27
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in Artikel 6 van de Statuten, dient minimaal vermeld te worden: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum, alsmede telefoonnummer en Email adres. Betreft het een aanmelding van een minderjarige dan moet het formulier mede zijn ondertekend door de persoon, die de macht uitoefent over de minderjarige.

Slotbepalingen

Artikel 28
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit Reglement, tegen de daarvoor door de club te maken kosten.

Artikel 29
Dit reglement kan worden aangehaald als “Huishoudelijk Reglement Tennis- en Padelclub Boshoven” en is vastgesteld op de algemene ledenvergadering van 26 januari 2023, tevens datum van inwerkingtreding.

HET BESTUUR VAN TPC BOSHOVEN
Versie 26 januari 2023
(laatst vastgesteld ALV 23 februari 2024)